Online satış yapan her işletmenin her sipariş için fatura düzenlemesi gerekir. Sipariş sayısı arttıkça faturaları tek tek kesmek hem zaman kaybı hem de hata kaynağıdır. E-fatura ve e-arşiv entegrasyonu, siparişin tamamlanmasıyla birlikte faturanın otomatik oluşturulmasını ve müşteriye iletilmesini sağlar.
E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark
- E-fatura: Alıcının da e-fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda, faturanın elektronik ortamda iki mükellef arasında iletilmesidir. Genellikle kurumsal (B2B) satışlarda karşımıza çıkar.
- E-arşiv fatura: Alıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda, örneğin bireysel müşterilere yapılan satışlarda kullanılır. Fatura müşteriye e-posta veya benzeri elektronik yollarla iletilir.
Doğru kurgulanmış bir entegrasyon, alıcının durumunu kontrol ederek hangi belge türünün düzenleneceğine otomatik karar verir.
Entegrasyon nasıl çalışır?
- Web sitesinden veya pazaryerinden sipariş gelir ve onaylanır.
- Sipariş ERP’ye aktarılır; müşteri bilgileri cari kartla eşleştirilir.
- Sipariş sevk edildiğinde fatura, anlaşmalı özel entegratör üzerinden otomatik oluşturulur.
- Fatura PDF’i ve bağlantısı müşteriye iletilir, pazaryerine de yüklenir.
- Fatura kaydı muhasebeye düşer; manuel işlem gerekmez.
Özel entegratör seçerken dikkat edilecekler
- ERP’nizle ve e-ticaret altyapınızla hazır bağlantısının olması,
- API dokümantasyonunun açık ve güncel olması,
- Toplu fatura gönderimlerinde performans,
- Kontör / belge başı fiyatlandırma modeli,
- Teknik destek hızı.
Sık yapılan hatalar
- Fatura tutarı ile sipariş tutarı arasında KDV veya yuvarlama farkı oluşması,
- Kargo ücreti ve indirimlerin faturaya doğru yansıtılmaması,
- İade faturası ve iptal süreçlerinin tanımlanmaması,
- Pazaryerine fatura bilgisinin yüklenmesinin unutulması.
Bu süreç, ERP ve sipariş yönetimi otomasyonunun doğal bir parçasıdır.
Sık Sorulan Sorular
Pazaryeri siparişleri için de otomatik fatura kesilebilir mi?
Evet. Trendyol, Hepsiburada ve Amazon siparişleri entegrasyon üzerinden ERP’ye aktarılıp otomatik faturalanabilir; fatura bilgisi pazaryerine geri iletilir.
Mevzuat değişikliklerini nasıl takip etmeliyim?
E-belge kuralları zaman içinde güncellenebilir. Özel entegratörünüzün ve mali müşavirinizin duyurularını takip etmeniz, entegrasyonunuzun da bu güncellemelere hızla uyarlanabilir olması önemlidir.
E-fatura entegrasyonunuzu kurmak için bize ulaşın.